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            你必須要需要知道的項目管理九個要素

            • 2018-08-31

            • 捷爲科技

            組織項目管理成熟度與方法論

             

            規劃和構建組織級項目管理體系是一個長期的過程。在這個過程中,組織如何能科學地評估各個階段的項目管理現狀并爲組織下一步項目管理水平的提升指明方向是一個需要回答的重要問題。隻有各級管理人員就目前組織的項目管理現狀和未來提升方向達成一緻認識,才能更好地持續推動組織項目管理體系地建設和完善。

            要使組織内各級管理人員就目前組織的項目管理現狀和未來提升方向達成一直認識,就需要有一個對組織級項目管理體系進行評價和指導的工具。組織項目管理成熟度模型就是這樣一個重要工具!

            一個好的組織項目管理成熟度模型需要提供一系列核心要素,并能根據要素的不同情況把一個組織的項目管理成熟度劃分不同的階段,并對每個階段提出清晰的特征和要求。這樣,組織就可以根據項目管理成熟度模型各階段的特征和要求來評價自己現在處在哪個階段,今後還需要在哪些方面提升,從而在組織各個管理層面達成一緻認識,便于不斷推動組織項目管理體系的持續優化和提升。

             

            組織級項目管理成熟度的核心要素

             

            組織級項目管理成熟度涉及組織裏的方方面面,提升組織級項目管理成熟度是一個系統過程。

            組織級項目管理成熟度的核心要素主要包括項目管理制度,項目管理方法論,項目管理辦公室(PMO),項目控制管理體系,項目經理職業生涯規劃,組織級項目管理信息系統(PMIS),項目管理文化等。

             

            項目管理制度

             

            建立和推行組織級項目管理體系,需要明确組織的業務如何通過項目管理方式來實現,如何設計組織結構,如何制定工作流程,如何配備崗位和人員,如何進行績效考核等一系列問題。

            建立和推行組織項目管理體系往往不會一帆風順,經常會遇到各種各樣的阻力:不理解,習慣,偏見,固執,陌生感,恐懼感,排斥新生事物,不适應變革,逆反心理或既得利益手損等。

            要克服種種阻力,就需要在組織層面建立清晰的項目管理制度;明确界定組織戰略目标與項目管理的關系,組織結構,崗前職責和權力;還需要有明确的機構建立和維護組織級項目管理體系的責任。從組織業務戰略到組織級項目組合目标的實現,都離不開組織級項目管理制度的制定。

            項目管理制度從組織層面正式表明組織業務戰略和組織級項目組合之間的關系,明确項目管理在組織内的使命,重要性和必要性,指明組織推行項目管理的願景和階段目标;定義項目管理的組織結構,崗位職責和權力,它是組織推行項目管理非常重要的一個核心要素。

             

            項目管理方法論

             

            建立和推行組織級項目管理體系,一個非常重要的出發點要建立組織的項目管理能力,通過提升組織的項目管理能力造就組織的相對競争優勢。組織内是否采用了統一的項目管理方法論,項目管理方法論是否周全和完整,直接體現了組織的項目管理成熟度。

            在項目管理成熟度較低的組織裏,組織内沒有統一的項目管理方法,各個項目之間沒有共同語言。項目管理因項目經理的能力和水平不同而呈現非常大的差異,有的項目做的非常成功,有的項目做得一般,有的項目做的很不成功。組織沒有統一的項目管理階段和過程定義,項目的成敗主要取決于項目管理的綜合能力的高低和團隊經驗的多少。

            在項目管理成熟度較高的組織裏,項目管理不會因項目經理不同而有很大的差異,而是有比較一緻的項目管理方法和流程。項目管理成熟度較高的組織一般都形成了統一的項目管理方法,嚴格定義了項目的階段劃分,各階段項目流程,各階段主要工作内容與項目交付物,各個項目之間有很多共同語言,公用的工具和模闆。項目的成功主要是項目經理和組織共同努力達成的。

            項目管理方法論的建立,是判斷組織項目管理成熟與否的一個非常重要的指标。項目管理方法論裏最根本的就是對生命周期的定義和對項目階段的劃分,定義項目管理流程與規範,項目裏程碑,明确項目涉及的部門及各自職責,明确各階段應完成的主要工作及參考标準。結合組織内部的機構設置與職責分工,将項目管理工作落實到具體崗位和人員上。項目管理方法論還可以确定項目細分工作應完成的具體内容以及應達到的标準,它是組織内部項目管理知識與經驗積累的表現,也是組織級項目管理成熟度的一個重要指标。

             

            項目管理辦公室

             

            組織是否建立項目管理辦公室,項目管理辦公室在組織裏發揮什麽職能,是衡量組織項目管理成熟度高低的一個非常重要的指标。從這個意義上講,項目管理辦公室的組建,發展到完善,标志着組織處在不同的項目管理成熟度階段。

            在項目管理成熟度較低的組織裏,組織中沒有項目管理辦公室,項目管理的成功主要靠項目經理個人的努力。優秀的項目經理管理的項目績效會很好,個人能力一般的項目經理管理的績效一般。組織的項目控制和管理主要靠項目交付部門的管理者,對項目管理是否重視以及重視到什麽程度,往往依賴項目交付部門管理者的個人認知,不同的項目交付部門的項目管理存在非常大的差别。

            在項目管理成熟度中等的組織裏,一般都建立了初級的項目管理辦公室,項目管理辦公室的職能也比較單一。“初級的項目管理辦公室”爲了不遭到項目經理和部門經理的抵制,往往以項目管理辦公室的支持職能爲主,以項目協助者的身份爲主,幫助項目經理和職能部門經理做好項目的支持性工作,尋求他們的認同。然後再逐漸過渡到以項目咨詢顧問的身份爲主,逐漸協助某些基礎較好的職能部門經理管理好多個項目,實現項目管理經驗的複制,不斷提高職能部門項目管理能力和水平。這樣,項目管理辦公室就自然過渡到了“中級的項目管理辦公室”,組織的項目管理成熟度也在同步提升。

            在項目管理成熟度很高的組織裏,項目管理辦公室就會發展爲比較“完善的項目辦公室”,可能以組織級項目管理的戰略規劃者的身份,以項目協助者的身份,以項目咨詢顧問的身份,以項目控制者的身份或者以項目執行者的身份存在,從而在組織級項目管理成熟度的不斷提升中發揮越來越重要的作用。

             

            項目控制管理體系

             

            組織的項目控制管理體系是組織項目的管理成熟度高低的另外一個非常重要的要素。項目管理成熟度高的組織裏有完善的各級項目監管體系,會對每個項目進行計劃審批,狀态跟蹤,績效跟蹤,變更審批,問題跟蹤,客戶滿意度和項目成員滿意度等控制和管理。項目控制管理體系包括項目範圍控制,項目階段控制,項目裏程碑控制,項目變更控制,項目風險控制等很多内容,是确保組織多項目目标達成的一個非常重要的保障,它的完備程度直接反映了組織的項目管理成熟度。

            組織的項目管理控制體系需要對項目啓動,項目計劃,項目執行與項目監控,項目總結等幾個重要階段進行審批。隻有通過項目的階段審批,項目才能進入下一階段。此外,組織還會在項目生命周期中設置一些能夠标志項目進程的項目裏程牌,而項目裏程碑的審批則根據項目性質與項目規模的不同有非常大的差異,并根據項目控制點的重要程度設有多個審批層次。組織對項目階段和項目裏程碑的審批層次的差别非常大,從一個側面反映了不同的組織項目管理成熟度。

            組織的項目管理控制體系需要對項目範圍進行嚴格的控制和管理,對項目的各種變更進行授權和控制管理。組織需要有成熟的機構對項目執行過程中出現的與項目計劃不符的項目範圍,進度,費用,質量,客戶滿意度等進行控制和管理,需要清楚定義項目變更申請,審批控制流程,項目管理控制人員的控制權限等。此外,還要有專門的機構對項目實際績效與項目計劃進行跟蹤分析和對比,用于分析和評價項目的健康狀況,分析項目未來績效走勢,是否已經發生風險或者風險應對是否有效等情況,以便構築起多道項目控制管理網,确保項目可靠地按計劃達成目标。

            組織的項目管理控制體系涉及項目管理的方方面面,是組織級項目管理成熟度的一個重要核心要素。項目管理成熟度越低的組織,項目管理控制體系通常越不健全;項目管理成熟度越高的組織,項目管理控制體系往往越健全。組織的項目管理控制體系是組織的衆多項目是否能都取得成功,避免失敗的一個重要保證。

             

            項目經理職業生涯規劃

             

            組織級項目管理成熟度的高低,從人的方面來說,重要的就是組織在項目經理管理方面做得多與少。一個成熟的項目管理組織,需要有完整的項目經理職業生涯規劃。項目經理職業生涯規劃是否體系化和完整統一,直接體現了組織的項目成熟度的不同。

            一個成熟的項目管理組織,首先要根據組織項目和項目管理實際情況,制定清晰,完整的項目經理能力模型,以便指導組織對每個項目經理進行能力測評,分級與定崗。組織具有明确的項目經理能力模型和項目經理分級體系,是組織提升項目管理成熟度的一個重要前提和基礎。

            組織根據項目經理能力模型和項目經理分級體系,就能明确各級項目經理的資質和能力要求。在一個擁有很多項目經理組織裏,需要定義項目經理分級序列,定義不同級别項目經理的資質和能力要求,職責與權力,同時對每位項目經理依據項目經理模型和項目經理分級體系,進行能力測評,分級與定崗,對每個項目經理制定清晰的職業生涯規劃。

            根據每個級别項目經理的能力評估情況和職業生涯規劃,組織可以建立完整的項目經理培訓,考核與升遷體系。針對不同層次,不同梯級的項目經理,制定不同的培訓重點,以便順利實現項目經理的職業發展。再結合建立和推行一套科學的考核方法,對項目經理的實際績效進行考核。最後根據考核結果,決定項目經理的薪酬與升遷,逐步實現項目經理的職業生涯規劃。

            總之,項目經理的職業生涯規劃涉及很多方面,它是組織級項目管理成熟度一個非常重要的核心要素。職業生涯規劃是否完善是組織級項目管理成熟度的一個重要的反映。

             

            組織級項目管理信息系統

             

            組織往往同時進行着非常多項目,如果單靠手工的方式對衆多項目進行費用,進度,工時,質量,信息和知識等管理,将是非常費力和低效率的。組織級項目管理信息系統是組織級項目管理成熟度高低的另一個非常重要的要素,是現代組織進行多項目管理的一個重要工具。

            項目管理涉及非常多的信息和動态數據,這些信息和數據又經常需要在不同部門和人員之間進行交換,隻有借助組織級項目管理信息系統這種高效的工具,才能讓合适的人在合适的時間及時獲得所需的信息和動态數據,以便項目相關人員能及時對項目進展,項目績效,項目健康狀況和存在的問題等進行溝通,從而高效地推動項目達成其目标。

            組織級項目管理信息系統可以把物理分散的各個項目,各級管理人員緊緊聯系在一個平台,通過大家共享項目信息和動态數據,對項目的工時,費用,進度,質量等進行及時的提交,審核,查詢,預警,統計和分析,以便項目實施人員,控制和檢查人員,各級項目管理人員都既能各取所需,又能通過工作流的方式高效地一起工作。

            組織級項目管理信息系統還有一個重要使命就是進行知識管理。通過知識管理,可以把項目的最佳時間,經驗和教訓,行業知識,風險,實際執行數據等總結并積累下來,作爲組織的重要項目管理過程資産。一方面,可以在項目經理和高層管理人員之間方便地分享經驗和教訓,避免“被同一塊石頭絆倒”或者“重新發明輪子”,形成一些重要的基準數據;另一方面,可以将個人經驗轉行爲組織經驗,既可防止人員流失帶走經驗和教訓,又可爲組織積累各種數據和經驗。

            組織級項目管理信息系統的建立與否,功能的多寡與強弱,使用的好與壞,都是組織級項目管理成熟度的一個直觀體現。

             

            項目管理文化

             

            組織級項目管理體系建設的一個重要問題就是需要審視組織文化是否與推行項目管理要求相符,并需要逐步培養與組織文化相符的項目管理文化。

            項目管理文化是推行項目管理組織文化的一個重要組成部分,涉及項目管理過程中的制度和工作模式,項目溝通方式和方法,項目管理的風格和思路,項目人員的思維習慣和思維模式等。

            項目管理文化是推行項目管理過程中逐漸形成和培養起來的一種看不見,摸不着的東西,但它會嚴重影響組織的項目管理的方方面面。項目的失敗很少是由于缺乏技術造成的,而往往是由于項目文化的匮乏。卓越的項目管理文化與組織的戰略,流程,結構,薪酬,激勵,人員思維模式和思維習慣等密切相關,能與項目管理的工具和技術,方法論,控制管理體系等互補,能夠促進項目組織在複雜環境下高效運行項目管理,給組織帶來項目管理活力。比如,有的組織就能形成定期的項目管理經驗和教訓交流,相互之間分享項目管理體會和心得;組織層面有人負責對問題項目進行重新分析和評估,找出組織級項目管理的提升和改進點。

            此外,組織還需要建立統一的項目管理思維模式。比較适宜的一些項目管理文化和思維模式有:強調以目标和結果爲導向(執行力);依靠團隊工作;強調系統的把握全局,重點關注關鍵路徑;強調工作的計劃性,資源調度的合理性;強化項目事前,事中和事後的全面控制;強調溝通管理和風險管理的重要性;鼓勵項目管理創新和負責任;與适應項目組織臨時性的績效考核方法等。