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                  今日微課堂:文檔管理沒你想得那麽簡單!

                  • 2019-05-31

                  • 捷爲科技

                  前天我們講完了項目溝通的重要性,今天講講文檔管理!

                  有人可能會問:什麽?講文檔管理?文檔管理有什麽好講的!一句話總結:不就是把文件打包歸類上傳!

                  不不不!項目中的文檔管理遠沒你想得那麽簡單!不信看下面兩個場景:

                  part 1


                   

                  part 2


                  以上兩段對話是不是似曾相識!這就是文檔沒有管理好帶來的小型混亂!

                  爲啥文檔管理出了幺蛾子,會讓整個項目組的人分分鍾抓狂呢?!

                  嚴肅一點來說,在任何一個項目中,知識是最重要的載體(額……太抽象)

                  掰碎一點來說,文檔管理在一個項目中具備非常多的價值,包括但不限于:

                  ● 知識沉澱,避免員工離職,項目進度受影響;信息的傳遞,可爲後期的項目決策提供借鑒!

                  ● 成果驗收,文檔作爲項目交付物,是項目驗收的依據,形成閉環!特别是研發類項目,最後的交付物一般爲設計圖紙等文檔。

                  ● 質量控制,特别是在高端制造行業,對項目質量的要求比較嚴格,需要通過文檔控制任務完成!

                  ● 知識安全,保護文檔隐私,避免信息洩露!比如,在軍工行業,對重要的文檔需要進行加密設置,對權限的設置更加嚴格。

                  ……

                  原來文檔管理需要關注那麽多細節啊!不過每天工作這麽忙,要管理好真的很耗費心力啊!

                  朋友,你還在爲找不到文件頭秃麽?你還在擔心項目信息洩密麽?你還在因爲項目質量不過關導緻項目需要推倒重做麽?

                  有了iMIS-PM項目管理系統,項目過程文檔管理一步管到位!從此再也不用擔心項目文檔管理混亂,因爲找不到項目文檔滿世界給項目成員打奪命連環call了!

                  iMIS-PM項目管理系統—項目文檔管理模塊價值一覽:

                  ▲完整地管理項目文檔的全生命周期,實時動态查詢項目文檔狀态


                  ▲管理公司知識庫目錄結構,設置知識文檔的多維分類,方便快捷查詢知識

                  ▲提供文檔模闆,快速導入,Office文檔和電子表單還可在線編輯,方便快捷

                  ▲項目文檔的訪問授權,可設置不同角色/人員對文件的隻讀、下載等不同權限。文檔加解鎖設置,版本控制等,保證知識的安全性


                  ▲重要項目文檔控制任務完成,并可以自動更新關聯任務的進度,按質量要求産出過程文檔、經驗總結和參考

                   

                  ▲項目參考方便知識的沉澱利用,降低項目管理知識門檻,減少培訓成本

                  好了!啥也不說了!我要馬上去體驗了!