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                優秀項目經理是如何管理項目時間與任務

                • 2020-07-08

                一個人的時間是有限的,如何做好時間管理也是很重要的。項目經理能夠有效管理自己的時間意味着可以完成更多的重要工作,尤其是每天還會出現一些自己沒有預測到的無法避免的突發任務。那麽項目經理可以設置任務的最後期限,即使這個最後期限是任意設置的,而對于項目團隊成員來說,也需要爲自己的任務設置期限,并讓他們對自己負責。

                對于項目經理來說,高效項目管理的幾個要點:

                1、明确且達成共識的項目目标。确保項目的每項工作都是在爲實現這個目标貢獻。

                2、精細化的任務分解。要點是每個子任務時間不要超過一周,明确的子任務目标、時間點、交付物。

                3、有時間保障且有能力執行的資源分配。有些項目雖然分配了資源,但是不能保障資源的有效投入,這個是項目不能推進的非常重要的原因。

                4、每日檢查、每周檢查項目進展和提交物。根據檢查情況調整任務目标、資源、進度,并修改計劃。

                對于項目團隊成員來講,如果同時有多個項目并行,要學會管理自己的時間。

                1、掌握好自己一天的生物鍾,什麽時間是最有創造性,什麽時間最有效率,然後把工作分配好。

                2、不要相信你的記憶力,把做完的工作一個一個記下來,如果可能,記下來你當時的考慮。比如同時有兩個任務,經常需要切換思路,需要寫下來每個任務的要點。

                3、思考不同的項目有沒有共性,如果有共性,提煉出可複用的部分,獨立成可複用模塊。

                4、工作分優先級,按重要且緊急的、緊急的、重要的、排排序,如何排序根據任務情況自己考慮定,總之,80%的時間應該做重要的事情,20%的時間來做其他或者緊急的事,别本末倒置了。

                現在完成一個項目,越來越離不來項目管理工具,而捷爲iMIS-PM項目管理軟件以自身的優勢幫助項目經理和團隊實現項目的完成。項目經理和團隊成員可以通過捷爲iMIS-PM項目管理軟件的甘特圖把握項目進度,在甘特圖中顯示項目進度和具體任務清單,對任務進行分類管理,對項目整體進度随時把控。

                (捷爲iMIS-PM甘特圖模塊展示)

                無論是項目經理還是團隊成員,都需要堅持做好日常的工作任務清單,并通過計劃來完成你的各項活動。當出現讓你分心的情況,盡量通過推遲或授權來保護自己的重點工作,這樣能确保自己能夠完成當天的任務。當自己能夠保持當天工作中的重點任務按時完成,那麽就能在有限的時間内,花費更少的時間來完成更多的任務。

                最後,需優先考慮花在任務活動上的時間,非常重要且緊急的任務應該始終在任務列表中的第一位,其次是重要并不緊急的任務對項目是至關重要的大工作,也許已推遲,但截止日期尚未到來,但不要推遲到讓它們成爲緊急的狀态,就盡量在截止日期前完成。