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                高效做好項目工作分解與計劃的辦法

                • 2017-03-14

                • 捷爲

                在系統集成實際工作中,經常發現項目經理在與客戶保持很好的溝通過程中,實際項目執行上沒有細緻的分解和計劃,以一些關鍵時間點爲監控點,進行粗放的項目管理,遇到這種項目經理在實施計劃過程中往往太側重于技術方面,而不能理解客戶并得到客戶的認可和支持,執行項目困難重重。

                1、計劃的重要性

                其實,在PMBOK中,對于項目計劃過程及重要性描述的很清楚,隻是許多人在工作中忽略了,沒有按照項目管理的過程管理和組織項目,而是繼續沿用自己的經驗。

                沒有全面細緻的計劃,僅有裏程碑式的粗略計劃,不足以以此指導項目執行和控制,對項目的進度情況難以判斷;計劃不細緻,不全面,資源難以落實,成本不易控制,溝通也隻能停留在表面問題上,更多的是發現問題時才知道溝通什麽。往往會使項目經理疲于應付。

                2、如何編制計劃

                在實際的項目管理過程中,可以按照下面的步驟編制項目計劃。

                首先明确項目的目标和要求。對目标和要求的理解及描述不能隻站在自己一方,而要關注用戶的立場,與用戶的需求挂起鈎來,才能很好地與用戶溝通并達成一緻。同時,要搞清楚完成項目目标給定了哪些條件。

                第二步,根據項目的目标和要求,确定項目的工作範圍及不在範圍内的工作。工作範圍的确定需要用到WBS,即工作分解結構,對于工作範圍定義來說,分解到工作包即可。

                第三步,根據工作範圍定義,繼續分解完成各工作包需要的活動,根據活動間的關系排出活動先後順序,估計活動所需時間,确定活動需要的資源,即可作出項目時間進度計劃。同時,也可編制出初步的資源計劃;

                第四步,有了進度計劃和資源計劃,根據完成項目活動所需資源情況,即可進行費用預算和分配,得到項目費用計劃;

                第五步,根據進度計劃,資源計劃以及費用計劃,可以确定哪些資源滿足,哪些資源需要通過采購而取得,哪些資源采購更合算,什麽時候需要什麽資源,從而得到項目采購計劃。

                第六步,需要考慮項目風險,項目的風險管理主要有風險識别,分析和應對,首要的是風險識别,風險識别實際上是對照項目的目标和工作範圍,找出影響目标完成的可能因素,然後再分析這些因素發生的可能性及影響程度,最後,制定出應對計劃。

                第七步,編制質量計劃和溝通計劃;

                第八步,将以上計劃整合,平衡資源和其他因素,形成項目整體計劃。

                3、如何進行有效分解

                第一,分解方式選擇。可以按照産品結構分解,按照平面或空間位置分解,按照功能分解,按照實施過程分解,不同項目或不同的分解層次可以按照不同的分解方式進行分解。在按照實施過程分解時,往往是按照項目生命周期進行的,根據項目特點将項目分成若幹個階段,這時要注意不用與項目管理的五個管理過程組相混淆。

                第二點,完備。所謂完備是指考慮到了每一個方面,沒有遺漏。

                第三點,相互獨立,無重疊。是指所有同一層次的内容是獨立的,可清楚區分的,不相互包含。

                4、分解能力和計劃能力是核心能力

                當你具備很強的分解能力時,計劃能力随之而提高,分解能力是基礎,相對于計劃能力,是核心中的核心。

                有了分解能力作爲基礎,在處理其他項目問題,諸如資源,風險,溝通等時,你同樣可以做到思路清晰,目标明确,有的放矢。

                在項目之外,有很強的分解能力爲基礎,遇到任務或問題時,你總可以理出清晰的思路,從而找到解決。

                因此,項目管理需要練好工作分解基本功,從而提高項目的計劃能力。合格的項目經理具備領導能力,溝通呢裏,團隊建設能力等同時需要具備工作分解能力和計劃能力,這樣才能遊刃有餘的感覺到許多工作都是按你的思路進行着。